La validación de facturas es un proceso clave para la emisión y recepción de documentos fiscales, fundamental no solo en términos de administración y contabilidad corporativa, sino también como un requisito legal que puede evitar complicaciones significativas.
Dada su cuestión legal, no llevar a cabo correctamente este proceso, por falta de información o de herramientas adecuadas puede derivar en serios problemas para la compañía. Por ese motivo, son muchas las empresas que están optando por soluciones que le permitan una validación de facturas de forma accesible y sin mayores dificultades.
¿En qué consiste la validación de facturas?
La validación de facturas es el proceso que verifica la autenticidad de un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) y su registro ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). A través de este procedimiento, el SAT asegura que cada factura electrónica cumple con los requisitos legales y representa una transacción legítima, evitando así la circulación de documentos ficticios.
Lo ideal es que el emisor provea una factura auténtica, pero para asegurarse de que todo se está llevando a cabo de forma correcta, el receptor también debe verificar que el comprobante esté debidamente certificado por el SAT y que no presente datos incorrectos o señales de falsificación. Este doble control es crucial para garantizar la transparencia y legalidad de las operaciones fiscales.
Aunque no es un proceso especialmente complejo, sí puede conllevar más dedicación de tiempos y recursos de la cuenta, por lo que contar con soluciones que sean capaces de agilizar toda esta gestión puede suponer un gran alivio y, a su vez, beneficio para la compañía.
¿Por qué es esencial contar con soluciones expertas en administración de gastos corporativos?
Contar con herramientas que permitan una automatización y gestión eficaz de la comprobación de gastos y que cumplan con todos los requisitos del SAT puede suponer un gran ahorro de tiempo y costos para las empresas.
Tickelia, solución 360º para la administración de gastos empresariales y con operaciones en Europa y LATAM, automatiza íntegramente todo el proceso de comprobación de gastos, desde el reporte de gastos, la gestión de anticipos y viajes, recuperación del gasto de las facturas, validación de archivos XML y PDF de facturas electrónicas, contabilización de forma automática con el ERP, y cumplimiento de los requisitos del SAT.
Óscar Llonch, CRO y socio de Inology, empresa de desarrollo de software de gestión empresarial fundada en 1986, quien es responsable de la unidad de negocio Tickelia, especifica la importancia de contar con soluciones que optimicen la comprobación de gastos de empresa y que generen métricas y datos de valor en tiempo real:
“Herramientas como Tickelia permiten a las compañías no solo tener un mejor control de sus gastos, sino también optimizar tiempo y recursos, enfocándose así en áreas estratégicas de su negocio. Además, los datos a tiempo real que proporciona Tickelia permite a las empresas ser más eficientes en su toma de decisiones, lo que las llevará, a su vez, a ser más competitivas”.
Con soluciones como Tickelia, es posible tener un proceso de comprobación de gastos de empresa prescindiendo del papel y de las tareas manuales, gracias a una gestión íntegramente automatizada y digitalizada, lo que reduce en gran medida los errores manuales fruto de la manualidad y minimiza el fraude interno, también debido a su proceso inteligente de detección de fraude.
Digitalización automática de comprobantes y validación de CFDI ante el SAT
La tecnología de Tickelia se presenta como una solución versátil y eficaz para la administración de gastos empresariales. Entre sus características más destacadas se encuentran:
- La digitalización automática de comprobantes
- La validación de CFDI ante el SAT, permitiendo a los empleados escanear sus recibos para que la plataforma capture y valide los datos sin intervención manual.
- Verificación del estado de un CFDI al momento de subirlo, verificando su conformidad ante el SAT.
Además, Tickelia ofrece una integración fluida con los principales sistemas ERP, lo que asegura que la información de gastos se sincronice y registre adecuadamente en los sistemas contables. En términos de cumplimiento normativo, la plataforma está diseñada para alinearse con las disposiciones fiscales del SAT y, a través de la recuperación de facturas, facilita la maximización de la deducibilidad de los gastos de forma precisa y sin margen de error.
Finalmente, y haciendo hincapié en los beneficios que puede suponer para las compañías contar con una gestión de gastos digitalizada, Óscar Llonch apunta que “Tickelia proporciona reportes en tiempo real, brindando a los responsables financieros una visión detallada y actualizada de los costos operativos, lo que contribuye a una gestión más eficiente y optimizada de los recursos.”