Cuando en un trabajo se piensa en la organización de un proyecto, saben que este tiene varias etapas que se deben cumplir a cabalidad para que tenga éxito. Para que una buena idea termine siendo aplicada toma tiempo dónde se deben gestionar equipos, tareas y por eso siempre es una buena idea contar con la planificación en un esquema donde todos los involucrados pueden revisar los avances.
Se pueden tener ideas de línea del tiempo para aplicarlas, ya que estos hitos sirven para determinar cuánto tiempo puede tomar cada uno de los pasos del proyecto. Además, en la actualidad existen muchas opciones online que permiten realizar estos diagramas que brindan el orden necesario.
Si pensamos en las etapas de un proyecto, los especialistas no se ponen de acuerdo en cuantas son. Para algunos son cuatro, para otros cinco y algunos calculan entre siete y diez. Sin embargo, aquí te lo vamos a resumir en cuatro etapas. Así sea un proyecto para el crecimiento de un área específica o para la creación de un nuevo producto. Todos deben pasar por la misma estructura para tener más posibilidades de éxito.
Te podría interesar
1. Inicio
Es el primer paso, pero puede ser también el más importante. Aquí se tiene que determinar los alcances que va a tener el proyecto, cuál es la solución que se busca dentro de la empresa o la utilidad que tendrá este nuevo producto en el mercado. La idea debe de ser aterrizada y tener una conversación con las distintas áreas para saber cuál va a ser el papel de cada uno.
Luego de ver la oportunidad de negocio o el problema que se busca resolver y definir el objetivo final, se revisa si es que esto es factible mediante diferentes tipos de herramientas: algunas empresas deciden hacer un estudio de factibilidad, lo que puede tomar un poco más de tiempo. Otras prefieren definir otros aspectos, como saber el alcance total o los avances que se deben entregar.
Te podría interesar
También tener definido cuáles van a ser las áreas que van a estar envueltas en el proyecto, además de pensar en el business plan si es que es necesario. Esto significa ver los costos y también los beneficios que puede traer.
2. Planificación
Para los project manager, este paso es el que hará la diferencia. Luego de haber pasado la fase inicial, ahora toca hacer el estudio respectivo para saber de manera concreta -en el primer paso puede haber sido algo más general- los recursos que se van a necesitar, los equipos involucrados y el tiempo que se debe utilizar de manera diaria pero también mensual o en cada uno de los pasos. Aquí se va a poder diseñar la hoja de ruta del proyecto.
Ese cronograma se va a convertir en un documento esencial para poder gestionar el proyecto y también verlo por partes cuando sea necesario, ya que a veces es necesario poner más foco en algunas tareas. Al saber más sobre estos objetivos, sean grandes o pequeños, se puede continuar en la línea de tiempo dispuesta en el proyecto. Lo cierto es que si se ponen más tareas pequeñas, una detrás de la otra para avanzar, la sensación será de continuidad.
Aquí lo que se suele realizar es un presupuesto, para saber cuánto se va a gastar en inversión si es que es necesario comprar máquinas o equipo, mientras se busca revisar cuál va a ser el retorno que dará el proyecto. Ese plan de finanzas se revisa en este punto. También se deben ver las etapas, tareas que se tendrán que cumplir e incluso los problemas que podrían ocurrir en el camino.
Sobre los procesos internos, una herramienta que siempre se usa son los diagramas de flujo, para que todos tengan claro su rol y sepan cuáles van a ser las tareas que tienen que cumplir. Esto también incluye poder conseguir a todos los equipos que se van a ver involucrados y lo que se necesita. Por ejemplo, si es una nueva aplicación, se necesita tener siempre presente al equipo de software y hardware.
3. Ejecución
Aquí es donde se tiene que realizar todo lo que se ha nombrado en el paso anterior. Se pasa de la planificación a la ejecución con las tareas programadas. En muchos casos se busca completar primero algunas tareas más pequeñas o que pueden ser ser parte de una tarea más grande. En este paso de la organización de un proyecto también es vital el poder monitorear si es que todos los equipos avanzan al mismo ritmo o si es que les faltan integrantes. La idea es que todo vaya al mismo ritmo.
Eso no significa que no pueden haber cambios en el camino. Claro que pueden haber, como actualizaciones en el tiempo de entrega o modificaciones también de los productos que se tienen que entregar. Pero la idea es que todo esté bajo control y acorde a los flujos de trabajo dispuestos.
Otro factor importante para saber que se está avanzando es la comunicación, tanto como avisarle a los equipos de posibles cambios o también de parte de ellos si es que encuentran problemas o también si es que hay avances sustanciales. Las actualizaciones son vitales, así como el control de calidad.
4. Cierre
El proyecto ya está terminado y es el momento de revisar que todo haya ocurrido como se había planeado, que el presupuesto se cumplió y también los plazos. Se deben tener todos los entregables y también se suele realizar una reunión para dar por concluido el proyecto y así las personas que estaban involucradas pueden revisar tareas de otros proyectos. Otra buena práctica es hacer un análisis de lo que se hizo bien y de lo que se puede mejorar.
Luego de haber revisado todas las etapas de la organización de un proyecto ahora tienes mucho más claro como poder iniciar uno y seguir los pasos correctos para que tenga éxito.