Las encuestas son un gran recurso a la hora de juntar datos e información. Suelen ser un método veloz y permitir análisis sencillos. Ideales para la investigación de mercado y analizar los datos arrojados, resulta elemental conocer cómo organizar la información de una encuesta para aprovecharla del mejor modo. Así como un mapa conceptual es de suma ayuda para aclarar ideas y conceptos, hay modos y pasos recomendables para la organización.

Entre las utilidades de las encuestas puede estar, por caso, saber más acerca de la experiencia de los clientes de una empresa, estudiar en detalle el mercado para el lanzamiento de un producto o mismo hallar oportunidades. Sea cuál sea el motivo, para poder aprovecharlas, es vital conocer cómo organizar mejor la información de una encuesta.

Existen elementos, dignos de conocer, que es bueno y útil tener en consideración a la hira de organizar toda la data. Se trata, al fin, de exprimir el mayor jugo posible a la encuesta que desees llevar a cabo (a partir de la organización más creativa posible).

5 pasos para organizar la información de una encuesta

1. Definir los objetivos de la encuesta

Primero lo primero. Y lo primero debe ser establecer los resultados que se anhelan obtener, para qué sirven y dar con el método adecuado para obtener la información deseada.

¿Cuál es la gran utilidad de las encuestas? Conseguir datos valiosos de una buena cantidad de gente y valorar las respuestas obtenidas. Sí se debe tener bien en claro que no se trata de la individualidad de las respuestas, sino del comportamiento como colectivo de quienes fueron encuestados.

Una buena manera de dar con la verdadera utilidad de una encuesta, pues, es responder estos interrogantes:

• ¿Qué datos o información se desea sacar de las preguntas?
• ¿Cómo conseguir esa información deseada?
• ¿Qué haré con ella una vez que la obtenga?

Respondidas estas preguntas, podrás crear las que desees hacerle a la audiencia en cuestión. A continuación, más pasos para saber cómo organizar la información de una encuesta.

2. Poner parámetros medibles y explicar la información que es cualitativa

Cantidad y calidad. Los datos cualitativos importan tanto como aquellos que pueden ser cuantificados. Más allá de que las encuestas, claro, no son la mejor herramienta para el análisis de la información cualitativa.

Por ejemplo, si lo deseado es conocer la opinión de los clientes de una compañía, habría que emplear mucho tiempo en la revisión debida de cada una de las respuestas de cada uno de los encuestados. Esto atenta contra el correcto desenvolvimiento del proceso, amén de consumir demasiada energía.

Lo que sí, las encuestas sirven para cuantificar esta información que es cualitativa. Se trata de la creación de parámetros con números para hacer más eficiente la valoración de las preguntas. También, del establecimiento de respuestas determinadas con antelación para que puedan optar los encuestados. Se pueden preparar haciendo una lluvia de ideas con un mapa conceptual para que así las posibles respuestas queden bien definidas desde el principio.

3. Aprovechar la información para direccionar a la audiencia

De preestablecer las respuestas a las preguntas que realices, podrás dirigirte a la audiencia para obtener los datos y la información que persigas. Lo que aporta este preestablecimiento es la ventaja de que los encuestados opten entre estas respuestas, lo que haría que los datos tengan más importancia para la empresa que realice el estudio.

El direccionamiento de la audiencia tiene otra implicancia: el diseño de la encuesta debe ser simple para resolver, sin dificultades mayores para los estados. Por caso, un buen comienzo puede ser un mensaje que dé la bienvenida, seguido de instrucciones o indicaciones que pueden llevar a las respuestas deseadas.

También, el empleo de un aviso de privacidad ayuda, lo mismo que describir los objetivos del sondeo. Así, la audiencia considerará las respuestas y tratará de que sean útiles en el sentido de lo que se pretende evaluar o analizar.

4. Ir desde lo más general hacia lo más concreto o específico

Aquí viene de lograr que los encuestados puedan “disfrutar” el hecho de responder las preguntas, dado que, a priori, no les reporta alguna ganancia. Algunos tips de utilidad para lograrlo son:

• Ordenar los bloques de preguntas por temas o interés, que debe ser comunicado con anterioridad a quienes serán parte del sondeo. Estos bloques harán que sea más fácil el análisis.
• Utilizar un esquema de preguntas generales primero para pasar, de a poco, a las más específicas. No se trata de alargar el estudio por demás; se trata de preguntas secundarias, desprendidas de las principales. Esto vuelve las respuestas más consistentes, además de hacer que la atención de los encuestados no se disipe.
• La filtración del público. Es segmentarlo. Utilizar preguntas a modo de filtro ayuda a descartar audiencias que no sirvan. Ahorra tiempo para que la primera pregunta de una encuesta ayude a determinar si el encuestado continúa o no el proceso.

5. Análisis de la información y los datos

Bien dijimos que la meta de una encuesta es conseguir datos útiles para conseguir el objetivo planteado. Entonces, aquella información que no fue interpretada carece de utilidad.

Terminada la investigación es hora del análisis, de ver cómo las respuestas revelan las áreas en las que hay oportunidades, en las que hay feedback sobre los servicios ofrecidos por parte de la empresa que encarga la encuesta o todo aquello que pueda impulsarla.

Si la implementación de estos pasos es correcta, el análisis no debe revestir mayores complejidades. Comprender cómo organizar la información de una encuesta entonces, es fundamental para lograr lo deseado.